Primo incontro di mediazione: costi e durata
Il primo incontro di mediazione può concludersi con posizioni ancora distanti. Per valutare un eventuale seguito, occorre capire che cosa impedisce l'accordo e se esista un lavoro preciso da svolgere: acquisire un'informazione, esaminare un documento, approfondire una soluzione. Preparazione, partecipazione, costi e tempi aiutano a dare una risposta concreta.
Il primo incontro è già un confronto sulla controversia
L'articolo 8, comma 6, del d.lgs. 28/2010 assegna al primo incontro una funzione sostanziale: il mediatore illustra funzione e modalità della mediazione e si adopera per raggiungere un accordo. Le parti e gli avvocati che le assistono devono cooperare lealmente e in buona fede per un confronto effettivo sulle questioni controverse. Il dovere di cooperazione riguarda il modo di partecipare e discutere; non impone di accordarsi.
I ruoli restano distinti. La parte porta nel confronto la propria conoscenza della vicenda e il risultato che cerca. L'avvocato può aiutarla a esporre la posizione e a valutare le opzioni. Il mediatore, terzo imparziale, assiste le parti nella ricerca di un accordo amichevole: secondo l'articolo 1, non ha il potere di rendere giudizi o decisioni vincolanti.
L'assistenza dei rispettivi avvocati è obbligatoria nelle mediazioni previste dall'articolo 5, comma 1, e in quelle demandate dal giudice. Al primo incontro il mediatore redige il verbale, che viene sottoscritto da tutti i partecipanti.
Preparare fatti, obiettivi e poteri di rappresentanza
Prima dell'incontro, parte e avvocato possono ricostruire i fatti essenziali, selezionare i documenti pertinenti e chiarire il risultato cercato. È utile ragionare anche sulle soluzioni concretamente valutabili, così da poterle discutere quando emergono nel confronto. Sono indicazioni di preparazione, non un elenco di documenti obbligatori previsto dalla legge.
La preparazione riguarda anche chi sarà presente. L'articolo 8, comma 4, prevede la partecipazione personale delle parti. In presenza di giustificati motivi, la parte può delegare un rappresentante che conosca i fatti e abbia i poteri necessari a comporre la controversia. I soggetti diversi dalle persone fisiche partecipano attraverso rappresentanti o delegati con queste conoscenze e questi poteri. L'assistenza del difensore, quindi, non sostituisce automaticamente la partecipazione della parte.
Quando interviene un rappresentante, verificare prima la conoscenza della vicenda e i poteri disponibili permette di preparare il confronto sulle soluzioni. Per la partecipazione, il comma 4-bis richiede una delega sottoscritta con firma non autenticata, contenente gli estremi del documento d'identità del delegante; il delegato consegna la delega e copia del proprio documento. Restano distinti i requisiti dell'accordo: per gli atti indicati dall'articolo 11, comma 7, è necessaria l'autenticazione delle sottoscrizioni ai fini della trascrizione.
Se le posizioni restano distanti, individuare l'ostacolo
Quando non emerge un avvicinamento immediato, alcune domande possono rendere più preciso l'ascolto: quali fatti sono condivisi? Quali informazioni mancano? Quale ostacolo impedisce di valutare una soluzione? La parte e il suo avvocato possono usare queste domande per chiarire la propria posizione e comprendere quella altrui, mentre il mediatore mantiene il ruolo di terzo imparziale.
Il criterio proposto per valutare il seguito è verificare se il confronto abbia individuato una questione affrontabile. Potrebbe mancare un documento da esaminare, un'informazione da acquisire o l'approfondimento di una soluzione emersa durante la discussione. Sono esempi di attività possibili: la loro utilità va valutata nella singola controversia.
Prima di fissare un altro incontro, è utile definirne lo scopo concreto: quale attività svolgere, chi se ne occuperà, entro quando e con quali spese ulteriori. In questo modo la scelta di proseguire si collega a un obiettivo riconoscibile. L'assenza di un accordo immediato, da sola, non dimostra né l'utilità né l'inutilità di un altro incontro.
Procedibilità, conclusione e assenza ingiustificata
La valutazione dell'utilità di proseguire va distinta dalla condizione di procedibilità della domanda giudiziale. Quando la mediazione è condizione di procedibilità, l'articolo 5, comma 4, considera avverata la condizione se il primo incontro davanti al mediatore si conclude senza accordo. La regola si applica anche alla mediazione demandata dal giudice, attraverso il rinvio dell'articolo 5-quater.
Questa disposizione va letta insieme agli obblighi di partecipazione e cooperazione: il primo incontro è già sede del tentativo di accordo. Non è previsto un numero minimo di incontri successivi. Quanto alla documentazione dell'esito, l'articolo 11 prevede che, se viene raggiunto l'accordo, il mediatore formi un verbale al quale ne è allegato il testo; se il procedimento si conclude senza accordo, ne dà atto nel verbale conclusivo. Il verbale di un incontro e la conclusione dell'intero procedimento restano passaggi distinti.
Le conseguenze dell'assenza ingiustificata riguardano un comportamento diverso dal mancato accordo. In base all'articolo 12-bis, il giudice può ricavare argomenti di prova dalla mancata partecipazione ingiustificata al primo incontro. Quando la mediazione è condizione di procedibilità, il giudice condanna la parte costituita che non ha partecipato senza giustificato motivo a versare allo Stato il doppio del contributo unificato dovuto per il giudizio. Queste conseguenze non si applicano automaticamente al mancato accordo o alla scelta di non svolgere altri incontri.
I costi nei tre possibili sviluppi del primo incontro
Alla presentazione della domanda o all'adesione, ciascuna parte corrisponde all'organismo un'indennità che comprende spese di avvio e spese di mediazione del primo incontro, oltre alle spese documentate. Il compenso del mediatore è compreso nella relativa componente delle spese di mediazione. Queste voci non comprendono il compenso del proprio avvocato.
Chiusura senza accordo al primo incontro. Se la mediazione termina in questa sede e non si svolgono incontri successivi, non sono dovute ulteriori spese di mediazione all'organismo oltre a quelle del primo incontro e alle spese documentate.
Accordo al primo incontro. Il raggiungimento dell'accordo comporta ulteriori spese secondo la disciplina applicabile e il regolamento dell'organismo.
Prosecuzione con incontri successivi. Anche questo sviluppo comporta ulteriori spese. Prima di scegliere il seguito, è quindi utile consultare regolamento e tabelle dell'organismo approvate secondo i criteri ministeriali.
Dare al seguito un calendario, rispettando il termine del procedimento
Se emerge un'attività utile da svolgere, il calendario del successivo incontro può essere valutato in relazione al tempo necessario per completarla. La data di un incontro e il termine complessivo del procedimento sono però piani diversi: rinviare un incontro non equivale a prorogare quel termine.
L'articolo 6 del d.lgs. 28/2010 prevede una durata di sei mesi, senza che ogni mediazione debba utilizzare tutto questo tempo. Nel regime ordinario il termine decorre dal deposito della domanda e può essere prorogato, dopo l'instaurazione del procedimento e prima della scadenza, per periodi ciascuno non superiori a tre mesi. La proroga richiede un accordo scritto, allegato al verbale o risultante da esso.
Quando il giudice procede ai sensi dell'articolo 5, comma 2, o dell'articolo 5-quater, comma 1, il termine decorre dal deposito dell'ordinanza ed è ammessa una sola proroga di ulteriori tre mesi. Anche in questi casi occorre l'accordo scritto; la proroga deve inoltre essere comunicata al giudice producendo l'accordo o il verbale. Il termine non è soggetto a sospensione feriale.
La decisione sul seguito può così poggiare su elementi verificabili: un ostacolo individuato, un'attività da completare, persone in grado di discuterne, spese chiarite e tempi compatibili con il procedimento. Sono questi gli elementi da mettere a fuoco quando il primo incontro lascia ancora aperta la distanza tra le parti.
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